Informativa trattamento dati

Il presente documento è l’informativa specifica resa agli utenti che conferiscono i propri dati personali tramite i moduli presenti sul sito www.tedxbari.eu (iscrizione alla newsletter, moduli di contatto, candidature, richieste di sponsorizzazione). Integra e specifica quanto già indicato nella Informativa sulla Privacy generale del sito.

1. Titolare del trattamento

CLICKOM S.R.L. INNOVATIVA
Organizzatore incaricato degli eventi TEDxBari, TEDxTaranto e TEDxLecce
Viale Virgilio 20 — 74121 Taranto (TA), Italia
P. IVA 02964410738
Email: info@clickom.it — PEC: clickom@pec.it

CLICKOM S.R.L. INNOVATIVA cura l’organizzazione degli eventi TEDxBari, TEDxTaranto e TEDxLecce su incarico dei rispettivi licenziatari TEDx e gestisce il sito www.tedxbari.eu; non è essa stessa licenziataria TEDx.

Con riferimento ai dati raccolti tramite i moduli del sito, CLICKOM determina autonomamente finalità e mezzi del trattamento e opera come Titolare del trattamento ai sensi dell’art. 4, n. 7 del GDPR.

Non è stato nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO), non ricorrendone i presupposti di cui all’art. 37 GDPR.

2. Dati oggetto di trattamento

A seconda del modulo compilato, sono trattati:

Newsletter: indirizzo email (obbligatorio); nome ed eventuale città di interesse (facoltativi).
Modulo di contatto: nome e cognome, indirizzo email, eventuale numero di telefono, contenuto del messaggio.
Candidatura speaker / volontari: dati anagrafici e di contatto, informazioni professionali e curriculari conferite spontaneamente, eventuali materiali allegati.
Richieste di sponsorizzazione o partnership: dati identificativi e di contatto della persona fisica referente e dell’ente rappresentato.

Non sono richiesti dati appartenenti alle categorie particolari di cui all’art. 9 GDPR. L’utente è invitato a non inserire nei campi di testo libero informazioni relative a salute, convinzioni religiose o politiche, orientamento sessuale o altri dati sensibili non necessari alla richiesta.

3. Finalità e base giuridica

Finalità	Base giuridica
Invio della newsletter e di comunicazioni informative sugli eventi TEDx (date, apertura biglietti, annuncio speaker, contenuti editoriali correlati)	Consenso libero, specifico, informato e inequivocabile dell’interessato — art. 6.1.a GDPR
Riscontro e gestione delle richieste inviate tramite i moduli di contatto	Esecuzione di misure precontrattuali richieste dall’interessato — art. 6.1.b GDPR
Valutazione delle candidature come speaker o volontario	Esecuzione di misure precontrattuali su richiesta dell’interessato — art. 6.1.b GDPR
Gestione dei rapporti di sponsorizzazione e partnership	Esecuzione del contratto o di misure precontrattuali — art. 6.1.b GDPR
Adempimento di obblighi di legge, contabili e fiscali	Obbligo legale — art. 6.1.c GDPR
Accertamento, esercizio o difesa di un diritto in sede giudiziaria	Legittimo interesse — art. 6.1.f GDPR

4. Natura del conferimento

Il conferimento dei dati contrassegnati come obbligatori è necessario per dare seguito alla richiesta dell’interessato. Il rifiuto di conferirli comporta l’impossibilità di ricevere la newsletter, di ottenere riscontro alla richiesta o di dare corso alla candidatura. Il conferimento dei dati facoltativi non pregiudica in alcun modo l’erogazione del servizio.

Il consenso all’invio della newsletter è raccolto tramite casella di spunta non preselezionata, distinta da eventuali altre spunte (es. presa visione dell’informativa), ed è sempre revocabile.

5. Modalità del trattamento e misure di sicurezza

I dati sono trattati con strumenti informatici e telematici, e solo eccezionalmente su supporto cartaceo, con logiche strettamente correlate alle finalità indicate e per il tempo strettamente necessario a conseguirle.

Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate ai sensi dell’art. 32 GDPR, tra cui: trasmissione dei moduli su connessione cifrata (HTTPS), accesso ai dati riservato al solo personale autorizzato e istruito ai sensi dell’art. 29 GDPR, credenziali individuali con autenticazione robusta, backup periodici, aggiornamento costante dei sistemi, principio di minimizzazione nella raccolta.

Non sono effettuati processi decisionali automatizzati né profilazione ai sensi dell’art. 22 GDPR sui dati conferiti tramite i moduli.

6. Destinatari e ambito di comunicazione

I dati possono essere trattati o conosciuti da:

soggetti autorizzati al trattamento sotto l’autorità diretta del Titolare (personale interno e collaboratori istruiti);
Responsabili del trattamento nominati ai sensi dell’art. 28 GDPR: fornitore di hosting, piattaforma di email marketing utilizzata per la gestione e l’invio della newsletter, eventuali fornitori di servizi IT e di ticketing;
licenziatari TEDx degli eventi di riferimento, in qualità di autonomi titolari, limitatamente ai dati strettamente necessari all’organizzazione dell’evento o alla valutazione di una candidatura come speaker;
collaboratori, volontari e membri del team organizzativo degli eventi TEDx, autorizzati e istruiti dal Titolare ai sensi dell’art. 29 GDPR, nei limiti strettamente necessari alla gestione dell’evento o della valutazione della candidatura;
fornitori operativi dell’evento (teatri, service tecnici, agenzie di comunicazione), limitatamente ai dati indispensabili e previa nomina a Responsabile ove ricorrano i presupposti;
consulenti e professionisti (fiscali, legali) e autorità pubbliche, nei casi previsti dalla legge.

I dati non sono diffusi e non sono ceduti a terzi per finalità di marketing autonome di questi ultimi. L’elenco aggiornato dei Responsabili del trattamento è disponibile su richiesta scrivendo a info@clickom.it.

7. Trasferimento dei dati verso Paesi terzi

Ove il fornitore della piattaforma di email marketing o di altri servizi tecnologici tratti dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo, il trasferimento avviene esclusivamente in presenza di garanzie adeguate ai sensi del Capo V del GDPR: decisione di adeguatezza della Commissione Europea (incluso l’EU-U.S. Data Privacy Framework), Clausole Contrattuali Standard o altre garanzie previste dall’art. 46 GDPR, integrate ove necessario da misure supplementari.

Copia delle garanzie adottate può essere richiesta scrivendo a info@clickom.it.

8. Periodo di conservazione

Dati	Conservazione
Indirizzo email iscritto alla newsletter	Fino alla revoca del consenso o alla cancellazione dell’iscrizione; in assenza di interazione prolungata, il Titolare procede a verifica periodica dell’attualità dell’interesse
Richieste tramite moduli di contatto	24 mesi dall’ultimo contatto utile
Candidature speaker / volontari non accolte	24 mesi dalla ricezione, salvo diverso consenso
Dati relativi a rapporti contrattuali e di sponsorizzazione	Durata del rapporto e successivi 10 anni per obblighi contabili e fiscali (art. 2220 c.c.)
Prova del consenso prestato	Per tutta la durata del trattamento e nei successivi termini di prescrizione

Alla scadenza, i dati sono cancellati o resi definitivamente anonimi.

9. Diritti dell’interessato

L’interessato può esercitare in qualsiasi momento i diritti riconosciuti dagli artt. 15–22 del GDPR:

accesso ai dati e ottenimento di copia (art. 15);
rettifica dei dati inesatti o integrazione di quelli incompleti (art. 16);
cancellazione dei dati nei casi previsti (art. 17);
limitazione del trattamento (art. 18);
portabilità dei dati in formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico (art. 20);
opposizione al trattamento fondato sul legittimo interesse e, in ogni caso, al marketing diretto (art. 21);
revoca del consenso in qualsiasi momento, senza pregiudizio della liceità del trattamento basato sul consenso prestato prima della revoca (art. 7.3).

Come esercitarli: inviando una richiesta a info@clickom.it o via PEC a clickom@pec.it, con oggetto “Esercizio diritti privacy” e allegando copia di un documento di identità ove necessario a verificare l’identità del richiedente.

Per la sola cancellazione dalla newsletter è sufficiente cliccare il link di disiscrizione presente in calce a ogni comunicazione: la cancellazione è immediata e non richiede motivazione.

Il Titolare fornisce riscontro senza ingiustificato ritardo e comunque entro un mese dal ricevimento della richiesta, termine prorogabile di ulteriori due mesi in caso di particolare complessità, previa comunicazione all’interessato.

Reclamo: l’interessato ha diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (Piazza Venezia 11, 00187 Roma — garante@gpdp.it — www.garanteprivacy.it) o di adire l’autorità giudiziaria competente.

10. Modifiche

La presente informativa può essere aggiornata. La versione vigente è sempre disponibile su questa pagina con indicazione della data di ultimo aggiornamento. In caso di modifiche sostanziali relative a trattamenti fondati sul consenso, il Titolare provvederà a raccogliere nuovamente il consenso dell’interessato.